深圳市智能化學(xué)會即時(shí)通訊工具管理制度

深圳市智能化學(xué)會即時(shí)通訊工具管理制度

第一條  為了規(guī)范學(xué)會內(nèi)部員工使用即時(shí)通訊工具提升工作效率，減少因管理不力或人員流動(dòng)造成的工作效率低下和資源丟失，特制定此制度。

第二條  本規(guī)定中的即時(shí)通訊工具包括學(xué)會分配的以下工具：1、手機(jī)；2、辦公座機(jī)；3、工作微信；4、工作QQ、5、電子郵箱；

第三條  領(lǐng)用和回收即時(shí)通訊工具：

1、員工入職時(shí)，行政人事部按照需要分配通訊工具的賬號和密碼，并建立密碼保護(hù)檔案，登記備案；

2、即時(shí)通訊工具的信息統(tǒng)一添加到員工對外工作的名片中；

3、員工離職時(shí)，離職申請流程中體現(xiàn)交回學(xué)會即時(shí)通訊工具的流程，自覺交回賬戶和密碼，由行政人事部進(jìn)行登記備案，檢查即時(shí)通訊工具狀態(tài)是否正常，修改賬戶密碼。

第四條  使用即時(shí)通訊工具：

1、員工領(lǐng)用賬戶和密碼后，及時(shí)更改通訊工具的昵稱，如需更改密碼，更改后需要到行政人事部備案登記；

2、員工不得在公司分配的即時(shí)通訊工具上添加與工作無關(guān)的好友、親人、網(wǎng)友等；

3、員工在上班時(shí)間不能登陸除分配賬號以外的其他個(gè)人賬號，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，由行政人事部處以100元罰款；

4、員工不得擅自刪除即時(shí)通訊工具上的聯(lián)系人；

5、使用過程中，如果需要用到忙碌、離開等自動(dòng)回復(fù)狀態(tài)，請?jiān)O(shè)置好自動(dòng)回復(fù)的友好語句。

第五條  使用即時(shí)通訊工具開展業(yè)務(wù)：

1、我學(xué)會相關(guān)的活動(dòng)信息、公眾號信息，分享并推送到朋友圈、各個(gè)微信群、QQ群；

2、與對方交流時(shí)，使用文明禮貌的語言和文字、圖片信息；

3、逢中國傳統(tǒng)節(jié)日，向重要的交流對象致以問候和祝福；

4、不得刪除即時(shí)通訊工具中的任何通訊信息，微信群信息除外；

5、不同工具的使用說明：

（1）微信

①微信新添加的人員，第一時(shí)間完成備注，方式：①姓名+單位+職務(wù)，②手機(jī)號碼，③添加名片

②微信中原有人員，通過逐步認(rèn)識熟悉后，完善備注信息；

③當(dāng)內(nèi)存出現(xiàn)預(yù)警后，在得到主管經(jīng)理的書面同意后（如微信聊天記錄），可以刪除微信群聊天信息，以釋放內(nèi)存；

④學(xué)會的公眾號信息、活動(dòng)信息，第一時(shí)間發(fā)布朋友圈，并推送到各個(gè)群里；

⑤需要添加陌生好友時(shí)，用類似：您好，我是深圳市智能化學(xué)會項(xiàng)目部的***（李**總介紹）等文明、有介紹人、有自我介紹的語言；

⑥其他人員添加我們好友時(shí)，需要審核；如對方身份不明，需要詢問清楚再通過審核；勿添加與工作無關(guān)的人員；

⑦微信群管理：經(jīng)行政人事部門領(lǐng)導(dǎo)書面確認(rèn)后，可以組建不同的微信群并擔(dān)任管理員。有新人加入群里，需要進(jìn)行審核檢證；發(fā)現(xiàn)有人在群中閑聊與行業(yè)無關(guān)的主題、反復(fù)發(fā)布商業(yè)廣告，應(yīng)及時(shí)制止；發(fā)現(xiàn)有人在群中閑聊有關(guān)政治、政府、宗教、黃賭毒等違法信息時(shí)，應(yīng)及時(shí)制止并踢除出群；發(fā)現(xiàn)有機(jī)器人在群中發(fā)布股權(quán)投資等，應(yīng)及時(shí)踢除出群；可以制訂相關(guān)的群管理政策，告知和@全休人員以遵守；遇重要節(jié)假日和學(xué)會的活動(dòng)節(jié)日，可以反復(fù)@群成員，起到告知作用。

（2）使用郵件發(fā)送信息時(shí)，將自己名片信息添加到簽名信息中

（3）QQ新添加的人員，第一時(shí)間完成備注，方式：姓名+單位+職務(wù)+手機(jī)號碼

（4）手機(jī)通訊錄：重要客戶的手機(jī)號，添加到手機(jī)通訊錄，備注清楚姓名+單位+職務(wù)

（5）座機(jī)固定電話，主要用于與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，不允許員工用座機(jī)固話拔打辦理私事；同時(shí)，工作時(shí)間如需拔打私人電話，時(shí)間應(yīng)控制在5分鐘以內(nèi)；接聽外線電話時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)用語：您好，智能化學(xué)會”，當(dāng)對方告之需要聯(lián)系的人員時(shí)，說：請稍等；如遇外線電話找學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，請咨詢事由并做好記錄，不得隨意告訴學(xué)會領(lǐng)導(dǎo)的手機(jī)號碼；

第六條 本制度經(jīng)第三屆第四次理事會議審議通過后，從2023年1月1日起生效執(zhí)行。